Förstudie, Integration av patientadministrativ data, självincheckning

BAKGRUND

Region Skåne har som pågående projekt att lansera Självincheckning för patienter via incheckningsautomater samt en app för incheckning. Lösningen baseras i huvudsak på besöksdata från Region Skånes huvudsakliga administrativa system – PASiS.
Utöver PASiS har det identifierats sju andra patientadministrativa system som hanterar patienters bokningar och besök. Förstudiens ingångsinformation baserade sig på en rapport där övriga system som hanterar patienters besöksdata inventerats och listats med huvudsakliga intressenter på olika förvaltningar.
Förstudien gick initialt ut på att verifiera rapportens listade system, intressenter samt lösningsförslag för att integrera respektive system till lösningen för självincheckning.

Lösning   

I ett tidigt skede identifierades det att de olika tänkta integrationerna av övriga patientadministrativa system befann sig i olika mognadsgrader och stadier och innehöll olika typer av teknik. Med anledning av detta skulle patienterna inte kunna nyttja självincheckningen.

Integrationerna delades in i tre olika typer av projekt:

  1. Verksamhetsprojekt: Verksamheten hade initierat verksamhetsförändringar till att övergå till Region Skånes patientadministrativa system PASiS och med det tillgängliggöra bokningar för självincheckning.
  2. IT-projekt: Rena IT-tekniska projekt genom integration, där förändringen i sig inte innebar någon verksamhetsförändring i lösningen.
  3. Kombination av typ 1 och 2: Lösning för integration innebar både en förändring för verksamheten då information behöver kompletteras av verksamheten vid bokningsregistrering samt IT-teknisk förändring genom integration.

För projekt av typen 1 hade verksamheten redan pågående projekt varför dessa endast bevakades och följdes upp i förstudien. Förstudien för typ 2 och 3 drevs genom täta kontakter och diskussioner med systemansvariga, leverantörer och verksamhet för att identifiera det verkliga behovet och vilket IT-tekniskt lösningsförslag som för ändamålet och förutsättningarna var bäst.

Resultat

Resultatet av förundersökningen var att antalet integrationer av patientadministrativa system som beslutades skulle genomföras reducerades utifrån den rapport som förstudien initialt grundade sig på. Utöver reduceringen tillkom ytterligare två nya integrationer med system som hanterade besöksdata.

Orsaken till reduceringen av antalet integrationer som skulle genomföras var:

  1. Region Skåne har i dagsläget ett program för att ersätta flera patientadministrativa system till en helhetslösning. Flera av de system som berörs av detta program anses inte motivera kostnad och resursutnyttjande för att integreras med självincheckning för en övergångsperiod.
  2. Verksamheten hade inget behov av självincheckning på grund av verksamhetens karaktär.
  3. Integrationen genomfördes genom lösning i andra projekt.

Slutresultatet av förstudien var att endast integration för primärvårdens skulle genomföras. Genom att ge ett stort antal besökare tillgång till självincheckning skulle man gynna hela verksamheten och patienterna och användandet av självincheckning skulle öka markant.

Verksamhetsprojekt, Självincheckning och digitala frikort

Bakgrund

Region Skåne har sedan några år tillbaka tagit ett RD beslut om att införa självincheckning inom vården. Genom att utnyttja dagens patientadministrationssystem PASiS där all patientdata lagras,  skulle lösningen vara att läsa ut patientens bokade besök och visualisera det i en självincheckningsautomat och i en mobilapplikation. Då hade patienterna haft möjlighet att själv checka in och betala för sitt bokade besök och slippa köa till kassorna. I denna lösning la man till att visa frikortstatus och att få ett frikort utskrivet om man har uppnått beloppet till frikort.  
Den mobila applikationen har arbetats fram parallellt med dagens system för att skapa en helt oberoende lösning från hårdvara och följa med i framtidens mobila satsningar. Mobilt BankID används för personlig identifiering och en DIBS-lösnings för säkra betalningar har byggts in.

Lösning     

Efter en lyckad lansering av två automater i verksamheten såg man till att effektivisera rutinerna för verksamheten gällande beställningar i Region Skånes IT system, utbildningar på hårdvaran och mjukvaran, nya felanmälningsblanketter av olika typer av problem som kunde uppstå osv.  
Projektet har växt med tiden och allt fler från Region Skåne har behövt vara med och ta fram nya rutiner för hanteringen av nya självincheckningsautomater. Delar som IT och säkerhet, kommunikation för marknadsföring, regionservice för placering av automater och finansiella aspekter har haft stor inverkan på projektets tillväxt.

Syftet med lösningen har hela tiden varit att avlasta personalen i kassorna så att de kan ägna tid åt viktigare arbetsuppgifter. Utmaningen är dock att kassapersonalen behöver lägga tid på utbildning, felhantering och att försöka hänvisa patienterna till automaten.  
I projektet har vi kunnat bidra med IT-lösningen och tagit god tid på oss att förstå behovet och utmaningarna denna lösning har medfört. De krav som sattes i ett tidigt skede var:

  • automaternas syfte är att en patient ska kunna checka in snabbt på sitt bokade besök
  • patienten ska kunna se dagens bokade besök och kunna betala för besöket
  • frikortsstatus ska visualiseras någonstans under incheckningen
  • ett frikort skrivs ut från automaten när patienten uppnått detta

I den mobila lösningen ingår förutom allt ovanstående: 

  • att visualisera tidigare besök
  • att visa frikortsnummer när patienten uppnår detta (digitalt frikort)
Resultat 

Efter att ha varit igång med ett antal automater i verksamheten i några år har Region Skåne lyckats både förbereda och ändra sina IT-rutiner.   
Problematiken med lösningen är att en del av den mänskliga faktorn försvinner från patientflödet. En automat/mobilapplikation bemöter patienten som söker vård innan man får träffa läkaren/sjuksköterskan. Detta leder till att patienterna behöver acceptera att deras första möte är med en maskin och att de sedan får träffa läkaren/sjuksköterskan.

Andra delen är de nya behoven och de nya idéerna som ständigt uppstår gällande självincheckning. Frågor som:

– kan man få se mer information om besöket?
– när kan vi använda Swish?
– när kommer nationellt frikort?

Självincheckning kan lätt byggas ut, speciellt den mobila applikationen. Med automaterna vill man hålla kvar den snabba incheckningen samt automaternas främsta syfte som är att slippa köa. 

Standardisering av projektering av installationssystem för flerbostadshus

Bakgrund

I ett projekt tillsammans med ett av Sveriges större bolag har vi arbetat med att ta fram en effektivisering av projekteringen av installationssystem till byggnaderna. Projektets mål var att det skulle gå att ta fram bygghandlingar för fastigheterna på några dagar istället för månader som normalt sett är fallet.
Byggnaderna var mellan tre och åtta våningar höga och hade sex, åtta eller tolv lägenheter per standardvåningsplan. På entréplan fanns en lägenhet mindre för att få plats med entré och teknikutrymme.

Lösning     

Lösningen blev att ta fram en standardhandling för varje lägenhetstyp och biutrymmen så som trapphallar, förråd etc. Utöver detta togs det fram ett antal olika varianter på teknikutrymmen beroende av energibehovet. Flödesscheman för värme och varmvatten beräknades individuellt för varje byggnad och bottenplattor projekterades individuellt för varje byggnad.

Resultat

Resultatet av arbetet innebar att en projekteringsperiod på sex till åtta veckor kunde kortas ner till en ledtid för bygghandlingar på ca två veckor för bottenplattorna. Gällande bygghandlingar för själva byggnaden var resultatet en veckas ledtid med ca åtta timmars effektivt arbete. Dessa tider och resultat gäller förutsatt att standardhandlingarna var utvecklade.

Utöver detta kunde kvaliteten på handlingarna ökas i och med att den mänskliga faktorn till stor del kunde uteslutas.

Stäng meny